1. INTRODUCTIE
Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons en voor een goed functioneren van ASVD-Korfbal komen wij er ook niet onderuit om persoonsgegevens te verwerken.
Wij gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en hebben in deze privacyverklaring op hoofdlijnen uiteengezet welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, met welk doel en welke rechten u heeft.
Het uitgangspunt bij de verwerking van alle persoonsgegevens bij ASVD-Korfbal is dat wij alleen die persoonsgegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn en waar mogelijk persoonsgegevens niet verzamelen, of deze zo snel mogelijk verwijderen of anonimiseren.
2. DATA VERZAMELING
Ledenadministratie
Allereerst verzamelen wij voor het voeren van een ledenadministratie; van onze leden de naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, e-mailadres (en voor spelende leden ook een pasfoto).
Deze gegevens zijn nodig om de lidmaatschapsovereenkomst uit te voeren en het aanmelden en verzorgen van de registratie bij het KNKV. Deze gegevens worden aan het KNKV verstrekt via sportlink het collectieve administratiesysteem van de bond. Alle leden worden automatisch lid van het KNKV. Daarnaast is de registratie bij het KNKV noodzakelijk voor de inschrijving en uitvoering van de competitie.
De gegevens bewaren wij gedurende de tijd dat u lid bent tot 2 jaar na het beëindigen van uw lidmaatschap. Mocht u uw gegevens eerder verwijderd willen zien dan kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen aan het bestuur van ASVD Korfbal t.a.v. de coördinator AVG. In het hoofdstuk “Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens” leest u hier meer over.
Naast het gebruik van de persoonsgegevens voor het voeren van de administratie, gebruiken we de gegevens ook om de leden (individueel) te informeren over nieuws, organisaties van activiteiten, evenementen etc. We gebruiken hiervoor o.a. de website en de team whatsappgroepen. Uitnodigen voor ledenvergaderingen ontvangt u per email. Wij zien dit als een noodzakelijk onderdeel voor het goed functioneren van de vereniging.
Teamindeling
Voor het goed functioneren is het onvermijdelijk en van belang dat de indeling van de teams en de namen van de teamleden op de website vermeld worden. Mocht u hiertegen bezwaar hebben dan kunnen we uw naam anonimiseren. U dient hiervoor een schriftelijk verzoek in te dienen bij het bestuur van de vereniging.
Financiële administratie
Verder voeren we natuurlijk een wettelijk verplichte financiële administratie. Daarin zijn naast uw naam, (e-mail) adres en telefoonnummer, ook uw bank en betaalgegevens opgenomen.
Deze gegevens worden verwerkt door onze penningmeester, medewerker incasso en financieel medewerker.
3. EMBEDDED CONTENT
Website en social media
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van ASVD-Korfbal. Andere websites hebben hun eigen privacy beleid. ASVD-Korfbal raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.
Social Media
Op de social media pagina’s van ASVD-Korfbal (Facebook, Twitter en Instagram) worden door deze platforms zogenaamde “cookies” verzameld bij het bezoek en gebruik van deze pagina’s.
Voor de gegevens die door deze social media platforms worden verzameld van de gebruiker bezoeker kan ASVD geen verantwoordelijkheid dragen. ASVD-Korfbal heeft hier geen enkele invloed op en heeft ook geen inzage in deze gegevens. We verwijzen naar het specifieke privacybeleid van die social media platforms als u wilt weten welke gegevens worden verzameld.
Foto, video en wedstrijdverslagen
Gewoonlijk zijn de wedstrijden die op onze velden of in onze hal plaatsvinden voor iedereen toegankelijk. Er kunnen dus (amateur) sportjournalisten en anderen bij wedstrijden zijn die foto’s, video en wedstrijdverslagen maken. Als spelers en/of toeschouwers daarin herkenbaar in beeld komen (of als speler genoemd staan in een wedstrijdverslag) dan is ook sprake van verwerken van persoonsgegevens. ASVD-Korfbal heeft zorgvuldig nagedacht over hoe hiermee omgegaan kan worden.
Van belang is te weten dat voor (amateur) journalisten een zogenoemde ‘journalistieke exceptie’ geldt. Dit houdt in dat zij zich niet aan alle bepalingen van de privacywetgeving hoeven te houden en in principe beeldmateriaal en verslagen van ‘nieuws’ mogen publiceren, zonder daarvoor toestemming te vragen aan degenen die in beeld zijn of waarover geschreven wordt. Wij laten als vereniging, zeker bij wedstrijden in de landelijke competitie, journalisten toe en soms kan er zelfs sprake zijn van een live-stream. Dat hoort volgens ons bij sportbeoefening
op het hoogste niveau.
We hebben als vereniging ook een gerechtvaardigd belang om zelf beelden en verslagen van de prestaties van onze teams te maken en als promotiemateriaal te publiceren, bijvoorbeeld op onze website en op social media. Voordat we beelden en verslagen publiceren, maken we een belangenafweging tussen het
belang van ASVD-Korfbal enerzijds en het privacybelang van degenen die op de beelden te zien zijn of in een wedstrijdverslag genoemd worden anderzijds. Bij wedstrijden in een landelijke competitie, zal deze afweging, gelet op het karakter van sportbeoefening op het hoogste niveau, veelal ten gunste van het belang van ASVD-Korfbal uitvallen. In lagere competities zal dat per geval bekeken en afgewogen worden.
Door fotografen van ASVD-Korfbal gemaakte foto’s van jeugdleden en andere foto’s die niet onder de journalistieke overwegingen vallen worden gepubliceerd achter een algemeen wachtwoord. Leden kunnen dit wachtwoord opvragen bij de trainer of bij het secretariaat (secretaris@asvdkorfbal.nl)
Als u bezwaar heeft tegen het publiceren van foto’s verzoeken wij u dit aan te geven op de toestemmingsverklaring welke u vond onder belangrijke documenten (U kunt altijd een nieuwe verklaring indienen, de meest recente is geldig)
Activiteiten
Ook voor de organisatie van (interne) activiteiten verwerken we persoonsgegevens (naam, emailadres, telefoonnummer, IP-adres indien via de website opgegeven) van de mensen die zich aanmelden. Denk daarbij aan de daghap of activiteiten voor de jeugd. We doen dit uiteraard alleen met toestemming en de gegevens worden maximaal 30 dagen na het evenement verwijderd. Ook bij het gebruik van het contactformulier op de website, voor vragen aan ASVD-Korfbal en/ voor bestellingen uit de webshop verzamelen we naam, e-mailadres en IP-adres. Deze gegevens worden na lezen verwijderd.
Bij de kampen wordt ook naar bijzondere persoonsgegevens gevraagd als bijvoorbeeld medicijnen gebruik of allergieën. Deze gegevens worden na afloop van het kamp zo spoedig mogelijk vernietigd.
6. UW GEGEVENS
Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
Mocht u het idee hebben dat uw persoonsgegevens onjuist of onterecht door ASVD-Korfbal worden verwerkt, dan kunt u een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens doen. U kunt zich hierbij wenden tot de privacy-coördinator (avg@asvdkorfbal.nl). Deze zal u vragen u te identificeren en zal u ondersteunen bij uw verzoek. Als u uw gegevens wilt laten verwijderen, zal ASVD-Korfbal uw gegevens zo snel
mogelijk verwijderen, met uitzondering van gegevens waar een wettelijke bewaartermijn voor geldt. Ook zal ASVD-Korfbal het verzoek tot verwijdering doorgeven aan het KNKV. Leden kunnen hun geregistreerde gegevens ook altijd inzien via de app van Sportlink. Verder is het belangrijk om te weten dat elk lid van het KNKV zijn eigen privacy niveau kan aanpassen via de app. Dit privacy niveau is dan direct -binnen alle producten van Sportlink- van toepassing.
Verwerking door of verstrekking aan derden
ASVD-Korfbal ontkomt er niet aan om (sommige van) uw persoonsgegevens te delen met bijvoorbeeld verwerkers zoals de accountant. Dit heeft altijd, zoals hierboven aluitgelegd, het functioneren van ASVD-Korfbal als doel. Gegevens van leden worden ook aan het KNKV verstrekt ten behoeve van het lidmaatschap van het KNKV. Tenzij er een wettelijke verplichting bestaat, zal ASVD-Korfbal in geen enkel ander geval uw persoonsgegevens aan derden verstrekken zonder uw toestemming. Indien ASVDKorfbal uw toestemming vraagt, zal dat altijd schriftelijk zijn met uitleg van het doel van de verstrekking en een gegeven toestemming kunt u altijd intrekken.
Beveiliging persoonsgegevens
ASVD-Korfbal heeft adequate maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat alleen de noodzakelijke personen binnen ASVD-Korfbal en bij de verwerkers, toegang hebben tot uw gegevens.
Minderjarigen
Voor minderjarigen tot 16 jaar die lid willen worden of zich anderszins ergens voor opgeven, vragen wij altijd schriftelijke toestemming van ouders of voogd om de gegevens voor dat doel te
verwerken.
Wijziging van het privacy beleid
ASVD-Korfbal past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om dit up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring worden opgenomen. ASVD-Korfbal raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal ASVD-Korfbal er alles aan doen u via de website te informeren.
Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens
Op grond van de AVG heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. We hopen uiteraard dat u eerst met uw eventuele klacht bij ons komt en we het samen kunnen oplossen. U kunt met uw vragen altijd contact opnemen via avg@asvdkorfbal.nl